Email đã làm cho cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn rất nhiều theo những cách không thể lường trước được. Là một chuyên gia dịch vụ khách hàng, điều quan trọng là phải nhận đúng email của khách hàng. Các mẫu email rất tuyệt vời vì chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian trả lời email của khách hàng mà chúng còn được viết sẵn theo những cách chuyên nghiệp. Khi đó bạn cũng nên biết cách chăm sóc khách hàng qua email để có được những kết quả tốt nhất. 

Lý do nên chăm sóc khách hàng qua email?

Viết email dịch vụ khách hàng là tất cả về việc điều hướng và giải quyết các tình huống khó khăn trong khi vẫn lịch sự, tôn trọng và hòa nhã dưới áp lực. Có thể hơi khó để viết email rõ ràng, ngắn gọn và được suy nghĩ kỹ lưỡng trong các tình huống áp lực cao đồng thời lưu tâm đến thời gian. Nhưng điều quan trọng là nó phải được thực hiện một cách chính xác.

Một email có từ ngữ kém có thể không chỉ làm mất lòng trung thành của khách hàng mà còn có thể tạo ra ý kiến ​​tiêu cực về doanh nghiệp của bạn trước hàng triệu khách hàng nếu nó được đăng trên phương tiện truyền thông xã hội. Nói một cách đơn giản, doanh nghiệp của bạn không đủ khả năng để gửi những email khách hàng kém chất lượng.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải học cách viết những cái hay và sử dụng các mẫu là chìa khóa cho việc này.

Lý do nên chăm sóc khách hàng qua email?

    Tìm hiểu các tuyệt chiêu chăm sóc khách hàng

Làm thế nào để tránh lỗi sai trong khi viết email

Đôi khi, thật khó để truyền đạt những gì chúng ta thực sự muốn nói qua các hình thức giao tiếp bằng văn bản. Có thể người viết email đang cố gắng để viết, nhưng lời nói của họ khiến người đọc nghe có vẻ khó chịu hoặc không quan tâm, ngay cả khi đó không phải là ý định của họ. Chẳng hạn, mọi người có thể thấy một tin nhắn ngắn là cộc lốc hoặc thô thiển trong khi thực sự tất cả những gì bạn đang làm là cố gắng tiết kiệm thời gian cho họ khi đọc một email dài.

Thật không may, vì giọng điệu không phải lúc nào cũng được truyền tải rõ ràng qua email, điều này có thể gây ra hiểu lầm. Để tránh mắc phải lỗi thận trọng, điều tốt nhất bạn có thể làm là tuân theo các phương pháp hay nhất về dịch vụ khách hàng, cùng với việc sử dụng các mẫu email đưa các phương pháp hay nhất này vào các email được biên soạn cẩn thận.

Xem thêm: Những mẫu email giới thiệu dự án hiệu quả

Cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả

Để tạo các mẫu email dịch vụ khách hàng tuyệt vời, trước tiên, bạn cần đảm bảo tất cả chúng đều tuân theo các phương pháp hay nhất về dịch vụ khách hàng chính. Mỗi email khách hàng bạn viết phải:

Đặt địa chỉ khách hàng bằng tên

Tên của một người rất quan trọng đối với họ, vì vậy việc xưng hô với người đó bằng tên của họ có nghĩa là email dịch vụ khách hàng của bạn được cá nhân hóa hơn và ngay lập tức khiến khách hàng cảm thấy rằng bạn đang thực sự phản hồi vấn đề duy nhất của họ chứ không chỉ dán một bức thư biểu mẫu. Sẽ không cần phải nói, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đánh vần tên của họ một cách chính xác!

Hãy rõ ràng về các vấn đề và nhu cầu của khách hàng

Đọc rõ ràng để đảm bảo rằng bạn thực sự hiểu khách hàng đang muốn gì. Ví dụ: họ muốn hoàn lại tiền, thay thế hay chỉ đơn giản là sự thừa nhận về vấn đề của họ? Khách hàng có bực bội không? Điều này có thể đòi hỏi một chút chủ quan và đọc giữa các dòng, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng bạn đọc rõ ràng để đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác những gì khách hàng đang cố gắng nói với bạn để bạn có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Hãy rõ ràng về các vấn đề và nhu cầu của khách hàng

Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng

Đảm bảo rằng bạn có tất cả các thông tin phù hợp

Phản hồi của bạn cho khách hàng chỉ được gửi khi bạn hoàn toàn hiểu rõ vấn đề của khách hàng và giải pháp cần thiết. Nếu bạn thiếu bất kỳ thông tin nào, tốt hơn hết bạn nên hỏi người khác trong tổ chức trước khi trả lời khách hàng. Rốt cuộc, bạn không muốn gửi phản hồi không chính xác hoặc phản hồi dựa trên thông tin không đầy đủ. 

Chăm sóc khách hàng qua email là một việc làm hết sức quan trọng để họ có thể tin tưởng và lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy những thông tin được chia sẻ phía trên là rất cần thiết mà mọi người không nên bỏ qua.